O Tribunal de Contas do Estado do Ceará (TCE-CE), através do seu Núcleo de Digitalização, está transformando cerca de 14 milhões de folhas processos físicos em virtuais.
Os equipamentos têm capacidade média para digitalizar 12 mil páginas por dia. De forma paralela, o scanner de mesa copia folhas em tamanho maior e processos mais antigos. No momento, estão sendo digitalizados todos os documentos da Gerência de Comunicações Oficiais.
A iniciativa, que torna o trâmite processual mais acessível, célere, seguro e sustentável, começou a ser operacionalizada no final de 2019, quando a Corte adquiriu seis scanners e seis mesas digitalizadoras.
Os equipamentos têm capacidade média para digitalizar 12 mil páginas por dia. De forma paralela, o scanner de mesa copia folhas em tamanho maior e processos mais antigos. No momento, estão sendo digitalizados todos os documentos da Gerência de Comunicações Oficiais.
“O Núcleo de Digitalização recebe o processo em meio físico e devolve ao setor de origem de forma virtual”, explica o assessor administrativo da Diretoria de Serviços Processuais, Marcos Bezerra.
Cada processo passa por cinco etapas:
- Higienização – retirada de grampos, marcações, dobraduras;
- Escaneamento – leitura de cada folha e inclusão no Sistema de Apoio à Digitalização (SAD);
- Controle de Qualidade – revisão folha a folha com a certidão de ocorrências/achados, como anexos de CDs, planta baixa, salto de numeração;
- Indexação – união das páginas e transformação em um só arquivo; e
- Ocerização (ORC) – transformação do documento de imagem em arquivo pesquisável, de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).
“Além das informações ficarem mais disponíveis ao público externo, a gente se preocupa com a sustentabilidade. Nós começamos pelos processos que estão em fase inicial e ainda não tiveram julgamento, impedindo que haja o trâmite em papel”, explica o diretor de Serviços Processuais, Frank Martins.
Todo esse trabalho de virtualização dos processos em trâmite no TCE Ceará traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança.
“Várias pessoas poderão acessar os processos digitalizados simultaneamente, através da ferramenta de busca Contexto. Os servidores em Teletrabalho também poderão acessar os documentos de forma virtual, diminuindo o risco de extravio de processos. Também haverá a liberação de um espaço físico correspondente a 600 m², que hoje encheria cerca de 700 armários ou ocuparia um andar e meio do Edifício-Sede da Corte, em virtude da significativa redução do volume de papel; sem contar com o nosso arquivo, que deverá ser digitalizado num segundo momento”, apontou o assessor da Presidência, Felipe Koury.
Todo esse trabalho de virtualização dos processos em trâmite no TCE Ceará traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança.
“Várias pessoas poderão acessar os processos digitalizados simultaneamente, através da ferramenta de busca Contexto. Os servidores em Teletrabalho também poderão acessar os documentos de forma virtual, diminuindo o risco de extravio de processos. Também haverá a liberação de um espaço físico correspondente a 600 m², que hoje encheria cerca de 700 armários ou ocuparia um andar e meio do Edifício-Sede da Corte, em virtude da significativa redução do volume de papel; sem contar com o nosso arquivo, que deverá ser digitalizado num segundo momento”, apontou o assessor da Presidência, Felipe Koury.
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